Aviso de privacidad 

Con el fin de dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normatividad legal vigente, Synergysoft Identificado con NIT 900276523, ubicado en la carrera 48 No 20-114 de Medellín es responsable del tratamiento de datos personales, para tal fin se ha creado la política de tratamiento de información la cual puede solicitar a través del correo electrónico: calidad@synergysoft.com.co.

Los titulares de datos personales tienen derecho a consultar, rectificar o en los casos que sean procedente suprimir o revocar la autorización que le haya otorgado Synergysoft para el tratamiento de sus datos. Los derechos que le asisten como titular serán garantizados siguiendo los procedimientos establecidos en nuestra Política y lo invitamos a que los ejerza a través de los siguientes canales de atención:
Correo Electrónico:  calidad@synergysoft.com.co
Punto Atención Personal: carrera 48 No 20-114 de Medellín.

 

Las finalidades del tratamiento de los datos personales las cuales están bajo la responsabilidad de Synergysoft se resumen en: 

Clientes:

• Verificar la identidad del cliente y proceder con la relación comercial
• Conocer la Procedencia de recursos
• Validar referencias comerciales
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales
• Realizar encuestas de satisfacción

 

Proveedores:

• Vinculación del proveedor con la compañía
• Conocer la confiabilidad del proveedor
• Prevenir contrataciones con proveedores que puedan tener relación con lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales
• Realizar la evaluación del servicio o producto prestado
• Realizar pagos

 

Colaboradores, exempleados, familia del colaborador:

Realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.

Consultar los antecedentes

Realizar afiliaciones

Validar referencias laborales y personales

Realizar pagos de nómina

Política de tratamiento de la información personal

Synergysoft S.A.S dando cumplimiento a lo exigido por la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, establece la política de tratamiento de la información personal donde se establece y comunica a los titulares de datos personales las directrices y lineamientos bajo los cuales será administrada y protegida su información.

FINALIDAD: En este documento esta explicito el tipo de información que recolecta, usa, circula y suprime Synergysoft S.A.S, así mismo los responsables del tratamiento, canales de información en caso de presentarse algún tipo de inconformidad con el uso de datos personales.

1. Responsable del Tratamiento de Información personal

Nombre o razón social:  Synergysoft
Domicilio:  cra 48 N° 20-114
Dirección:  cra 48 N° 20-114
Correo electrónico: calidad@synergysoft.com.co
Teléfono:  3104476125
Sitio web:  www.synergysoft.com.co

 

2. Definiciones

Para una fácil interpretación de la presente política de tratamiento de datos personales, Synergysoft S.A.S relaciona los términos de mayor relevancia encontrados en el contenido de este documento.

• Aspirante: Persona natural o Jurídica que desea o deseó tener algún tipo de relación Comercial con Synergysoft S.A.S.
• Cliente: Persona natural o Jurídica que tiene o tuvo relación comercial con Synergysoft.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de su información personal
• Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos personales que deban ser tratados bajo los parámetros establecidos para almacenamiento, uso, circulación y disposición final por parte de Synergysoft S.A.S.
• Consulta: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para acceder a la información personal que repose en cualquier base de datos de Synergysoft S.A.S.
• Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
• Proveedor o Contratista: Persona natural o jurídica que confíe bienes inmuebles a Synergysoft S.A.S para su comercialización.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona delegada por Synergysoft S.A.S responsable de administrar y darle el manejo adecuado a las bases de datos.
• Reclamo: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
• Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

3. Principios

Synergysoft S.A.S basado en la ley 1581 de 2012, realiza el tratamiento de datos personales inspirado en una serie de principios los cuales buscan proteger la privacidad e intimidad de los titulares, asegurando la confidencialidad y seguridad de la información personal de la cual como empresa somos responsables.

Estos Principios Son:

Principio de libertad: El tratamiento de datos personales, semiprivados, privados y sensibles solo se podrá realizar bajo el consentimiento de los titulares, excepto en los casos contemplados por la ley. Los datos no se podrán obtener ni se podrán utilizar sin previa autorización del titular. El titular puede abstenerse de entregar datos sensibles cuando lo desee y no lo considere pertinente.

Principio de necesidad: Los datos personales que se le soliciten al titular siempre serán estrictamente los necesarios para el correcto desarrollo del objeto social de Synergysoft S.A.S, por ningún motivo solicitará información personal en forma excesiva que no se requiera y mucho menos datos de carácter sensible.

Principio de finalidad: El propósito de los datos personales que son responsabilidad de Synergysoft S.A.S son explícitamente las que fueron informadas y autorizadas por el titular

Principio de veracidad: Los datos personales que de acuerdo a la ley deben ser tratados, serán exactos, actualizados, comprobables y completos, no se puede circular datos incompletos o suponer información que finalmente resulte errónea.

Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento se realiza por personas autorizadas por el Titular.

Se Prohíbe la circulación de información personal en internet o en otros medios de consulta masiva sin previa autorización del titular o en los casos que los datos no sean de naturaleza pública.

Principio de seguridad. La información objeto de tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de aquellos datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

4. Titulares y Datos Personales

Synergysoft S.A.S para el correcto funcionamiento requiere conocer y tratar datos personales de los siguientes titulares:

Clientes
Proveedor
Trabajador
Extrabajador
Familiar del Trabajador
Aprendiz

 

5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Synergysoft S.A.S utiliza la información que suministran los titulares de datos personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

Clientes:

• Verificar la identidad del cliente y proceder con la relación comercial
• Conocer la Procedencia de recursos
• Validar referencias comerciales
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales
• Realizar encuestas de satisfacción

Proveedores

• Vinculación del proveedor con la compañía
• Conocer la confiabilidad del proveedor
• Prevenir contrataciones con proveedores que puedan tener relación con lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales
• Realizar la evaluación del servicio o producto prestado
• Realizar pagos

Colaboradores, exempleados, familia del colaborador

• Realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.
• Consultar los antecedentes
• Realizar afiliaciones
• Validar referencias laborales y personales
• Realizar pagos de nómina

 

6. Derechos de los Titulares

Synergysoft S.A.S teniendo en cuenta la normatividad vigente aplicable da a conocer los derechos de las personas cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que se identifiquen como errados, incompletos o que el titular no haya dado previa autorización.
  Esta información se debe gestionar frente a la persona que se identifique como el responsable y encargado del tratamiento de datos personales y se debe acreditar la identidad del titular para evitar que terceros no autorizados tengan acceso a la información personal.
• Exigir a la persona responsable del tratamiento de datos personales una copia de la autorización otorgada por el titular de los datos personales, excepto en los casos en los que los datos son de naturaleza pública o no se necesita autorización de acuerdo a lo estipulado en la ley.
• Ser informado del uso y tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de Synergysoft S.A.S.
• Formular quejas, consultas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se identifique infracciones de protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley 1581 de 2012 y en los términos de la presente política.
• Presentar una solicitud para la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo la superintendencia de Industria y Comercio determine que el responsable o encargado del tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la presente Política que motiven nuevas consultas. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.

6.1 Restricciones a los Derechos del Titular

El titular de los datos personales en el momento que lo considere necesario podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales, ésta solo será procedente cuando el titular no tenga obligaciones legales o contractuales que exija su permanencia en las bases de datos de Synergysoft S.A.S.

 

7. Canales de atención dispuestos al Titular

Synergysoft S.A.S con el fin de garantizar los derechos del titular, dispone de canales de atención por cada base de datos para la recepcionar las consultas y reclamos que formule el titular en relación con la protección de sus datos personales:

Correo electrónico: calidad@synergysoft.com.co
Punto de Atención Personal: carrera 48 # 20 – 114

 

8. Ejercicio de los derechos del titular

La información personal sólo podrá ser entregada cuando la solicitud sea realizada por las siguientes personas:

• Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales quienes deben acreditar tal relación 
• A las personas que el titular del dato autorice.
• A las personas autorizadas por orden judicial o legal.

En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:

• La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
• En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos. La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad.

8.2       Contenido mínimo de la Solicitud

Los titulares podrán solicitar en el momento que consideren pertinente consultas o reclamos sobre el uso que Synergysoft S.A.S le está dando a sus datos personales. Dicha solicitud debe contener unas especificaciones mínimas con el fin de brindar una respuesta clara y coherente con lo que la persona requiere.

• Estar dirigida a Synergysoft S.A.S
• Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
• Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo en relación con la protección de datos personales.
• Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e­mail). Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

8.3       Procedimientos para la atención de Consultas y Reclamos

Las consultas serán atendidas por el responsable del tratamiento de datos personales en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la misma a través de los canales que se dispusieron para tal efecto.

De no ser posible atender la solicitud en este plazo, se debe comunicar al titular involucrado en dicho procedimiento los motivos por los cuales no se ha podido resolver el caso y se le informa la nueva fecha en la que se le dará una respuesta la cual no debe superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida mediante los canales de atención definidos. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en el acápite precedente o se encontrara incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información correspondiente se entenderá abandonado el reclamo y se procederá al archivo definitivo del mismo.

En el caso contrario, cuando el requerimiento hubiese sido atendido por el titular en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, Synergysoft S.A.S. emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.

Synergysoft S.A.S determine que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultada para resolverlo.

8.4      Autorización

Synergysoft S.A.S solicitará autorización de manera escrita a los titulares de los datos personales que son objeto de tratamiento, excepto en los casos que la ley ha estipulado no es necesario dicha autorización:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
2. funciones legales o por orden judicial.
3. Datos de naturaleza pública.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos o estadísticos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8.5       Autorización a terceros

Cuando el titular desee formular una consulta o solicitar la actualización y rectificación de sus datos personales por intermedio de un tercero, deberá remitir a Synergysoft S.A.S, la debida autorización mediante la cual lo faculta para el ejercicio de sus derechos como titular. La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados.

La autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:

• Identificación del titular que autoriza
• Copia de la cedula de ciudadanía del titular
• Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
• Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información. Carácter voluntario y libre de la autorización.

 

9. Acceso a la Información

Synergysoft S.A.S una vez que se verifica la identidad del titular garantiza el acceso a la información personal que es tratada por el responsable del tratamiento de datos personales y es utilizada para las finalidades anteriormente mencionada en el presente documento.

 

10. Actualización y Rectificación de datos personales

Synergysoft S.A.S como responsable del tratamiento de datos personales de las personas que previamente han otorgado la autorización y que son necesarios para el desarrollo del objeto social de la compañía, está en la obligación de corregir y actualizar los datos personales cuando el titular lo solicite y lo considere oportuno al identificarse que están errados o incompletos.

 

11. Supresión de datos personales

Los titulares de los datos personales en el momento que lo consideren necesario pueden solicitar a través de una reclamación a Synergysoft S.A.S la supresión de sus datos personales si identifican que ya no es necesario su almacenamiento, no están recibiendo un tratamiento adecuado o no se están utilizando para la finalidad autorizada.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos.

Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales.

 

12. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

El área encargada del tratamiento de datos personales al interior de Synergysoft S.A.S  es la gerencia general, en cabeza del gerente general se recepciona, direcciona y se da respuesta a las consultas y reclamos que presenten los titulares, el área designada cuenta con administración de los canales de atención al titular definidos en capítulos anteriores, quien tendrá la responsabilidad de asegurar el respeto a los derechos de acceso, rectificación, actualización y cancelación de datos personales conforme a lo dispuesto en la Constitución y la Regulación General de Protección de Datos Personales.

 

13. Tratamiento al cual será sometidos los datos

El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los cuales es responsable Synergysoft S.A.S se realizará bajo el marco legal establecido y será explícitamente los necesarios para el cumplimiento del objeto social de la compañía.

13.1     Tratamiento de datos personales de los trabajadores

Synergysoft S.A.S recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos de carácter personal de sus trabajadores y aspirantes a cargos en el desarrollo de los procesos de selección y contratación, los cuales permiten la vinculación del talento humano a la organización. Una vez el aspirante ha sido admitido y asuma la calidad de trabajador sus datos personales serán utilizados para llevar a cabo el proceso de vinculación, el cual obliga a compartir datos con terceros como son las entidades pertenecientes al sistema de seguridad social.

 13.2   Información suministrada en la hoja de vida por los aspirantes a cargos

El aspirante que entregue su hoja de vida da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante.

En el evento en que el aspirante al cargo no resulte elegido al finalizar el proceso de selección, podrá solicitar la supresión de su información por los canales de atención antes mencionados. Lo anterior debido a que la circunstancia de no ser seleccionado no causa su exclusión del banco de datos de candidatos elegibles para cargos a proveer. Por este motivo, su hoja de vida será conservada permitiendo su evaluación en un posterior proceso de selección.

 

14. Seguridad de la Información

Synergysoft S.A.S garantiza que cuenta con los controles de seguridad técnicos, administrativos y Humanos para salvaguardar la información personal de carácter privado y que está sujeta a tratamiento por parte del responsable de datos personales, con el fin de evitar su perdida, plagio, adulteración, fraude o consulta sin previa autorización.

 

15. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de la Información Personal tendrá vigencia a partir del 26-01–2023

Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen en la presente política con posterioridad a su entrada en vigencia, serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación sobre las modificaciones que serán efectuadas podrá remitirse por los medios de comunicación idóneos para el efecto.